Rozbieżności stanów magazynowych: system operatora logistycznego vs system Klienta.

 

Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, co może pójść nie tak, jeśli przeniesiecie swój biznes do operatora logistycznego, ale zapomnicie o drobnym, acz kluczowym szczególe? Takim, jak integracja systemów? Jeśli nie, to przedstawiam wam historię Pana Tomasza - historię, która powinna być nauczka dla wszystkich przedsiębiorców. I tak, jest to historia z morałem, humoru też nam nie zabraknie, ale po kolei…

Pan Tomasz, wizjoner i jednocześnie właściciel prężnie rozwijającego się sklepu internetowego, postanowił przenieść swoje działania do operatora logistycznego. I jak to w życiu bywa, początki były obiecujące. Integracje systemowe? Zrobione! Wszystko działało jak w zegarku. A przynajmniej tak się Panu Tomaszu wydawało.

Przez pewien czas rzeczywiście wszystko było w porządku. Ale jak to mówią, diabeł tkwi w szczegółach. A szczegółem, który umknął uwadze Pana Tomasza była niespójność między jego systemem a systemem operatora logistycznego. Skutki? Prawdziwa logistyczna katastrofa.

Przede wszystkim, systemy nie "rozmawiały" ze sobą jak dwa wstydliwe jeże na randce. Kiedy pracownicy Pana Tomasza sprzedażowo wyprzedzali fizyczne przyjęcie produktu przez operatora (przyjęcie produktów na podstawie faktury otrzymanej od kontrahenta)  powstawały różnice w stanie magazynowym. Sprzedawano produkty, które teoretycznie były na stanie, ale fizycznie jeszcze nie były dostępne w magazynie operatora. Wyobrażacie sobie to? To tak, jakby obiecać komuś pyszny deser, kiedy ciasto jeszcze się piecze!

Ale czekajcie, to nie koniec! Pan Tomasz miał także problem z zwrotami produktów. Pracownicy sklepu przyjmowali zwrot towaru jeszcze zanim operator logistyczny miał okazję zaktualizować stan magazynowy i zarejestrować przyjęcie zwrotu do magazynu. Była to prawdziwa jazda bez trzymanki, podczas której tworzono iluzoryczne stany magazynowe.

A najbardziej zaskakujący był przypadek, gdy dostawca wysłał produkty niezgodne z fakturą. Pracownicy Pana Tomasza dodawali je do systemu sklepu (przyjęcie produktów na podstawie faktury otrzymanej od kontrahenta), co spowodowało sprzedaż... produktów, które w rzeczywistości nie istniały! To tak, jakby ktoś spróbował sprzedać wam jednorożca!

Jeśli myślicie, że to wszystko, jesteście w błędzie. Dlaczego? No cóż, 86% sprzedaży Pana Tomasza odbywało się przez platformę Allegro, gdzie klienci, zachowując się trochę jak gwiazdy rocka, są bardzo wymagający i nie wybaczą żadnego błędu. Efekt? Negatywne opinie, spory i mniejsze zainteresowanie ofertą.

Dlaczego więc dzielę się z Wami tą historią? Ponieważ jest w niej ważna lekcja dla nas wszystkich. Bez względu na to, jak zaawansowane technologie mamy do dyspozycji, musimy zwracać uwagę na detale. Integracja systemów jest kluczem do sukcesu, a współpraca z zaufanym operatorem logistycznym może przynieść wiele korzyści. Dlatego zanim zdecydujesz się na kolejny krok w rozwoju swojego biznesu, upewnij się, że wszystkie elementy układanki są na swoim miejscu.

W końcu, jak mówią, diabeł tkwi w szczegółach. Ale jeśli uwzględnisz je wszystkie, możesz być pewny, że twój biznes będzie świecić jak gwiazda, zamiast gasnąć jak świeczka w wietrzny dzień. I pamiętaj, choćbyś nie wiem jak bardzo kochał jednorożce, nie próbuj ich sprzedawać! ;)

Ważnym aspektem jest odpowiedzialność operatora w tym temacie i aspekt ustalenia procedury postępowania, każdej ze stron na każdym etapie poszczególnego procesu: przyjęcia dostawy, wydania towaru, przyjęcia zwrotu, zmiany ilości na indeksach. Operator, który ustala takie procedury przed pierwszą dostawą jest operatorem, który zna się na swojej robocie i możecie być spokojni, że oddajecie swój biznes w bardzo dobre ręce.